専有利用とは

ある団体が、御殿下記念館の施設を専有して利用することを指します。

はじめて予約される方へ

専有利用をするには、クラブ登録を行ったうえで、予約をする必要があります。新しく専有利用を希望するクラブ・サークルは、それぞれ下記のようなステップでアカウントの申請と予約を行ってください。

※すでにアカウントを取得している（クラブ登録済で昨年度以前もネットから予約をしたことがある）団体は、こちらから「アカウント更新」手続を行ってください。
1. 東京大学所属の一般のクラブ・サークルの場合
■ステップ1　登録フォームへの記入と送信

こちらの「新規クラブ登録フォーム」にて、「登録種別」で
「御殿下クラブB登録」をチェックし、必要事項を漏れなく記入して「送信」します。

※なお、登録できるクラブは代表者ならびにクラブ構成員の半数以上が東京大学に所属（学生、院生、教職員）している必要があります。

■ステップ2；申し込み書類のダウンロードと記入

申し込み用紙3種類をダウンロードし、記入してください。
(1)代表者（東京大学所属）3名の名簿
(2)メンバー全員の名簿
(3)紹介状 （東京大学教員助教以上または職員係長以上の方のご紹介状）

■ステップ3；運動会窓口に申請書類提出

代表者のメールアドレスに「登録申し込みの確認メール」が送られますので、そのメールをプリントアウトしたものと申し込み書類3種類と代表者1名の身分証を持って運動会窓口に提出してください。

■ステップ4；アカウントの確認

こちらの「登録クラブリスト」に名前が表示されますと予約可能となります。窓口での手続きが済んでから2,3日かかる場合がございますのであらかじめご了承ください。

クラブ登録情報の変更はこちら

■ステップ5；施設予約

予約はこちらのページから登録番号とパスワードを入れて行います。また、B登録クラブは次の手順で専有利用の予約を行います。

  • 抽選予約: 利用月の1ヶ月前より最初の数日間は各クラブを抽選で順位付けし、抽選順位が上位のクラブから順に予約ができるようになります。予約順位はその前月の20日には発表になります（例えば、6月の予約であれば、4月20日に予約順位が発表され、5月1日から抽選順に予約を入れることができます）。予約順位についてはホームページで確認してください。ただし、グラウンドについてはこの抽選予約中に一度に予約できるのは30分1/4面を1コマとし、合計最大16コマまで（すなわち最大で全面2時間まで）となります。わざと時間や面を飛ばして他のクラブの予約を妨害するようなとり方は絶対におやめください。他クラブへの妨害とみなされた場合にはこちらで予約をキャンセルし、アカウントを停止する場合がございます。その際、キャンセル料が発生した場合には、これをお支払いいただきます。また、このような不適切な予約を発見した場合にはこちらまでご連絡ください。

  • フリー予約: すべてのクラブが抽選予約終了した時点でフリー予約となり、各団体何コマでも予約を入れられるようになります。

  • 予約期限: 施設の予約は利用日の前日まで入れることができます。

  • 使用料の支払い: ジムナジアムとスタジオ(集会室)、研修室は使用料がかかります。こちらのページで月ごとの使用料をご確認の上、利用日前日までに、この明細と領収書をプリントアウトして運動会窓口までお持ちになり、使用料をお支払いください。事情により前日までのお支払いが間に合わない場合は運動会窓口まであらかじめご連絡ください。ご連絡なくお支払いのない場合、当日朝に予約をキャンセルさせていただきますのであらかじめご了承ください。なお、その場合にはキャンセル料をいただきます。

  • キャンセル: 専有利用でない方がWebで施設の空き状況を確認してからご利用になりますので、こうした方のために、利用を中止する場合には、原則として利用日の2日前までには必ずWeb上でキャンセルの手続きを取ってください。キャンセルなく利用を中止した場合には、クラブ登録の抹消などのペナルティーが課される場合があります。なお「東京大学御殿下記念館運営費等に関する細則」第4条に基づいてキャンセル料が発生しますのであらかじめご了承ください。また、キャンセル発生期間内に予約した際、間違って予約してしまい、予約を変更したような場合には、使用料をお支払いの際に窓口までご相談ください。
2. 運動会運動部の場合

上記の一般クラブ・サークルの場合と同様の手順（ステップ1～4）でアカウントの申請を行ってください。その際、入力フォームでは「運動会運動部」を選択して下さい。

運動会運動部は利用月の2ヶ月前より上記施設の専有利用の予約を入れることができます。定期的に練習で使用する場合は、利用したい施設、曜日、時間帯をあらかじめ担当者までご連絡下さい。特に変更なければ毎月連絡する必要はありません。運動会運動部のアカウントは2ヶ月以上前より予約できるように設定されています。

なお、御殿下記念館ならびにグラウンドは、運動部以外の学生教職員のスポーツ活動にも寄与するというコンセプトで建設されました。運動部の皆様には他の学生・教職員の利用を妨げないよう節度あるご利用をお願いいたします。

施設使用料の支払いは一般クラブ・サークルと同様です。

また、試合などで使用する場合には、学生支援課体育チーム（内線；22510）まで連絡してご相談ください。

3. 研究科・部局のイベントでご利用の場合

研究科・部局単位のイベントについて、以下の条件を満たす場合には、クラブ登録をせずに優先して利用を認める場合があります。

■条件
1. 原則として研究科・学部・研究所等の「部局単位」で開催するもの
2. 概ね100名程度のイベントであること
3. 広く周知され、構成員全体に認識されていること
4. 年間に1回程度のイベントであること
5. １日で終了すること

■申し込み方法
1. 予約カレンダーを確認の上、こちらの申し込みフォームから申し込んでください。
2. 申し込みから一両日中に担当よりメールを返信します。
3. 利用が許可された場合は、運動会窓口にて手続きを行なってください。
　　※その際、研究科長・部局長名の使用依頼状を提出していただく必要があります。
使用依頼状【記入例】（PDF）

■その他
申し込み内容と実際の利用状況に明らかな違いが認められた場合は、開催途中での中止 および今後の利用を禁ずる場合があります。

4. 鉄門アメリカンフットボール部、バスケットボール部、サッカー部の場合

上記鉄門運動部についてはアカウント申請時に「A登録」をチェックし、手続き（ステップ1～4）を行ってください。利用については学生支援課体育チームまでご相談ください。

5. 東京大学以外の皆様へ

東京大学以外の方は、グラウンドのみ、利用日の2週間前から予約し、利用することができます。利用希望日前2週間以内に運動会窓口までお問い合わせのうえ、ご予約ください。なお、東京大学以外の方のご利用の際には別途施設使用料をいただきます。